Atendiendo los lineamientos propuestos por la Organización Mundial de Aduanas, se entiende el OEA como la certificación que otorga la autoridad aduanera a una empresa que demuestra estar comprometida con la seguridad en toda su cadena de suministro, mediante el cumplimiento de requisitos en materia de seguridad e historial satisfactorio de obligaciones aduaneras.
Dicho cumplimiento genera una serie de beneficios en sus operaciones de comercio exterior y el reconocimiento como una empresa segura tanto para sus asociados de negocio como para las autoridades de control.
¿Cuál es el Objetivo de los programas de Operador Económico Autorizado?
El objetivo de los programas de Operador Económico Autorizado es garantizar unos niveles mínimos de seguridad y facilitar el flujo del comercio internacional, forjando alianzas sólidas entre el sector público y privado que permitan garantizar la seguridad de toda la cadena de suministro y construir relaciones de confianza, teniendo como último estadio el reconocimiento mutuo.
¿Cuál es el marco normativo internacional del Operador Económico Autorizado?
Es el marco Normativo para Asegurar y Facilitar el Comercio Global elaborado por la Organización Mundial de Aduanas, el cual establece los lineamientos y pilares fundamentales en los cuales deben centrar sus prioridades las aduanas del mundo.
Dentro de los objetivos de este marco se encuentra la necesidad de fomentar un comercio ágil y seguro a través de cadenas de suministro fuertes y seguras; y promover la asociación, comunicación y cooperación entre el sector público y privado, mediante la creación de alianzas estratégicas como la que persigue el OEA.
El marco promueve la aplicación de cuatro elementos básicos así:
a. Información electrónica anticipada sobre los envíos destinados al interior, al exterior o que están en tránsito.
b. Implementación de un procedimiento fortalecido de análisis de riesgos para abordar temas relacionados con seguridad.
c. Inspección de la carga de alto riesgo y uso equipos de inspección no intrusiva.
d. Cumplimiento de las normas mínimas de seguridad en la cadena de suministro.
Lo anterior, fundamentado en dos pilares básicos:
Pilar Aduana-Aduana el cual busca el fortalecimiento del trabajo conjunto a través de la puesta en práctica de once normas, dentro de las cuales se pueden resalta: uso de tecnología moderna en los equipos de inspección, sistemas de análisis de riesgos e información electrónica anticipada.
Pilar Aduana-Empresa: propende por una asociación público – privada para lograr una cadena de suministro ágil y segura. Su principio básico es la implementación y puesta en marcha del programa OEA.
¿Actualmente existe algún sistema de gestión para la seguridad de la cadena de suministro?
Existe ISO 28000 “Sistema de Gestión de la Seguridad en la Cadena de Suministro”. Es una norma reciente cuyo objetivo primordial es mejorar la seguridad en las cadenas de suministro, identificando las posibles amenazas a la seguridad, evaluando los riesgos y controlándolos.
¿Qué diferencia la autorización como Operador Económico Autorizado de las certificaciones en sistemas de gestión?
Puntualmente es importante mencionar que la autorización como OEA será otorgada por la DIAN y los beneficios serán concedidos directamente por las autoridades de gobierno involucradas. Ningún ente privado tiene la facultad de otorgar los beneficios directos ofrecidos por el OEA.
De otra parte cabe anotar que el reconocimiento mutuo definido en el marco normativo de la OMA, se lleva a cabo entre gobiernos, particularmente entre autoridades aduaneras, por lo que las negociaciones deberían estar encabezadas por el gobierno nacional.
¿Se exigen como requisito para ser Operador Económico autorizado certificaciones de Sistemas de Gestión o similares o se dan puntajes adicionales por su presentación?
No. Según el Marco Normativo, los programas de OEA tienen aplicación universal y por ende están dirigidos a todos los operadores de comercio exterior sin prever la necesidad de tener una certificación previa. Adicionalmente, las certificaciones adicionales no brindan un puntaje adicional.
¿Qué es un Acuerdo de Reconocimiento Mutuo - ARM?
Tal y como lo reconoce la OMA, los ARM contribuyen a facilitar y asegurar el comercio mundial, y es por esta razón que el Marco Normativo señala la oportunidad que se le presenta a las Aduanas para trabajar de manera conjunta y suscribir ARM.
Básicamente estos Acuerdos consisten en la aplicación del Marco Normativo, expresado en el reconocimiento de la compatibilidad en diferentes aspectos de programas OEA operados por dos Aduanas. Esto resulta en el otorgamiento de beneficios mutuos para todos los OEA bajo los dos programas. A la fecha los ARM se han realizado únicamente en forma bilateral y entre gobiernos.
¿Qué países han firmado acuerdos de reconocimiento mutuo?
¿Qué beneficios trae firmar un Acuerdo de Reconocimiento Mutuo?
Como lo establece la OMA, los ARM contribuyen a facilitar y asegurar el comercio mundial. Una vez firmados diferentes ARM los beneficios y la facilitación de acceso a mercados serán más visibles.
La autorización o reconocimiento OEA y los ARM son instrumentos que potencian el acceso a los mercados globales, expresado en una reducción del nivel de riesgo asociado al usuario y a su operación comercial tanto en los mercados de origen como de destino, que le puede reducir el número de inspecciones y por consiguiente de tiempos de despacho.
No obstante, las Aduanas retiene la potestad de, ante un riesgo sustancial, cancelar la validez de la autorización o reconocimiento OEA y también de suspender cautelarmente los beneficios otorgados en el marco de un ARM.
¿Quién podrá ser autorizado como Operador Económico Autorizado en Colombia?
En Colombia, los siguientes usuarios podrán aplicar para certificarse como OEA:
Agencia de aduanas, agente de carga internacional, agente marítimo, aeropuerto, comercializadoras internacionales, depósito público, depósito privado, exportador, importador, intermediario de tráfico postal y envíos urgentes, operador portuario y operador aeroportuario, titular de puertos y muelles de servicio público, transportador aéreo, transportador marítimo, transportador terrestre de tránsito aduanero nacional y usuario operador de zona franca.
¿Puede un fabricante ser Operador Económico Autorizado en Colombia?
No. En el país no se otorgara la autorización a fabricantes. La autorización la podrán obtener los diferentes eslabones de la cadena de suministro que cuenten con la calidad de usuarios aduaneros en el RUT o que estén vigiladas y controladas por la Superintendencia de Puertos y Transporte, o la Aeronáutica Civil.
Sin embargo si el fabricante realiza directamente actividades de importación o exportación y cumple con los requisitos establecidos podrá solicitar la autorización bajo la calidad de importador o exportador.
¿Qué entidades están involucradas en la autorización de un Operador Económico?
Además de la DIAN, participarán directamente las Autoridades de Control. Estas son: la Policía Nacional a través de la Dirección de Antinarcóticos, el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA y el Instituto Colombiano Agropecuario ICA, estas dos últimas cuando corresponda.
La participación se dará en la primera etapa del proceso cuando se verifique el cumplimiento de las condiciones; posteriormente en las visitas de validación y revalidación en las que quedará registro de las acciones requeridas por cada entidad, y por último en el concepto de viabilidad que deberán emitir para la elaboración del acto administrativo.
¿Qué participación directa tendrá el sector privado?
A través del Grupo Consultivo del Sector Privado en el cual participarán cuatro representantes del sector involucrados en diferentes eslabones de la cadena logística internacional.
¿El Operador Económico Autorizado está dirigido exclusivamente a las grandes empresas?
No. El programa OEA permite la participación de pequeñas, medianas y grandes empresas, definidas en la Ley 590 de 2000 en el artículo 2° así:
Mediana Empresa: planta de personal entre 51 y 200 trabajadores; activos totales por valor entre 5.001 y 15.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Pequeña Empresa: Planta de personal entre 11 y 50 trabajadores; activos totales por valor entre 501 y 5.001 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Tal y como la OMA lo señala en su documento sobre las pequeñas empresas, las PYMES representan una parte vital de la cadena logística internacional y por lo tanto se incluyen como participantes en el Programa de Operador Económico Autorizado en Colombia.
¿Qué costo tiene la autorización?
Ninguno, la autorización como OEA es gratuita. El interesado en obtener la autorización que otorga la DIAN (previo el concepto técnico de las Autoridades de Control), no debe cancelar valor alguno por los trámites correspondientes.
¿Dónde inscribirme?
La solicitud para obtener la autorización como OEA deberá diligenciarse en el servicio informático electrónico de la DIAN, la cual deberá ser firmada electrónicamente por el representante legal de la empresa.
¿Requiero presentar solicitudes ante todas Autoridades de Control?
No. La solicitud para obtener la autorización como OEA únicamente deberá tramitarse ante la DIAN a través de los servicios informáticos electrónicos. En ningún evento deberá el interesado acudir al ICA, INVIMA o Policía Antinarcóticos a radicar la solicitud.
¿Puede una persona natural constituirse como Operador Económico Autorizado en Colombia?
Sí. Tanto personas jurídicas como personas naturales podrán tramitar solicitudes para convertirse en Operadores Económicos Autorizados.
¿Si mi empresa es nueva puedo solicitar la autorización?
No. Las Autoridades de Control establecieron que solo pueden aplicar empresas inscritas, mínimo tres (3) años antes de la fecha de la presentación de la solicitud, en el Registro Único Tributario bajo la actividad para la cual solicita autorización. Sin embargo, situaciones especiales como fusión o absorción serán evaluadas caso por caso.
¿Es obligatorio solicitar la autorización como Operador Económico Autorizado?
No. La autorización como OEA no es requisito para realizar operaciones de comercio exterior; como lo son el obtener la autorización como Agencia de Aduanas para poder operar, o el reconocimiento como Usuario Aduanero Permanente, o el estar inscrito para ejercer como Agente de carga. Por esta razón, la presentación de la solicitud es totalmente libre y voluntaria.
¿El Operador Económico Autorizado será un nuevo usuario aduanero?
No. El Operador Económico Autorizado será una autorización otorgada entre otros a los usuarios aduaneros. La DIAN define el usuario aduanero como aquella persona natural o jurídica que interviene directa o indirectamente en las operaciones de importación y/o exportación de bienes y/o servicios y/o de tránsito aduanero. Un usuario puede tener dos o más calidades de las señaladas en el RUT, salvo que por disposición legal no sea posible.
Para obtener la autorización como OEA es necesario ser un usuario aduanero registrado como tal en el RUT, exceptuando a usuarios vigilados y controlados por la Superintendencia de Puertos y Transporte, o la Aeronáutica Civil.
¿Cuál es el primer paso a seguir para convertirse en Operador Económico Autorizado?
Antes de realizar la solicitud formal ante la DIAN, el solicitante deberá verificar que cumple con la totalidad de condiciones establecidas por las Autoridades de Control. Una vez verificado el cumplimiento de estas condiciones, deberá realizar una autoevaluación de los requisitos exigidos para la obtención de la autorización. Este ejercicio le permitirá al solicitante agilizar el tiempo del trámite de la solicitud ya que si, una vez realizada la primera visita, las Autoridades de Control encuentran un cumplimiento total de los requisitos, procederán a otorgar la autorización sin necesidad de más verificaciones.
¿Cómo debo preparar la primera visita de validación?
La primera visita de validación será realizada en todos los casos por funcionarios de la DIAN y la Policía Antinarcóticos y según sea otras autoridades de control como el ICA, INMVIA o la entidad competente. Estas visitas tienen por objeto validar el cumplimiento de los requisitos en materia de seguridad establecidos por la norma; por lo que el solicitante deberá revisar los estándares exigidos y preparar evidencias que permitan a las Autoridades verificar el cumplimiento durante la visita.
¿Se realizarán otras visitas de validación?
Sí. Aunque para obtener la autorización como Operador Económico Autorizado en primera instancia solo se requiere una visita de validación, esto solo sucederá si no se encuentran acciones requeridas, de lo contrario será necesario otorgar un plazo para su cumplimiento y programar las siguientes visitas.
De otra parte las Autoridades de Control realizarán visitas de revalidación periódicamente en las que se evaluará el cumplimiento de los requisitos, y el mantenimiento de las condiciones y obligaciones.
¿Cuál será el régimen sancionatorio?
El OEA no tendrá régimen sancionatorio expresamente establecido en la normatividad aduanera específicamente, sin embargo la autorización podrá ser cancelada o interrumpida provisionalmente.
¿Qué sucede si mi autorización es interrumpida provisionalmente?
Cuando la autorización es interrumpida temporalmente se suspenden los beneficios otorgados.
¿Qué sucede si mi solicitud es cancelada?
Una vez cancelada la autorización, el usuario perderá los beneficios y no podrá darse a conocer como un Operador Económico Autorizado. De otra parte, no podrá presentar una nueva solicitud de autorización dentro de los dos años siguientes salvo que se trate de autorizaciones canceladas a solicitud de parte, caso en el cual se podrá presentar la solicitud en cualquier momento.
¿Si mi empresa tiene varios tipos de establecimiento (sucursales, sedes, etc.) en diferentes ciudades del país, la autorización cobijará todas estas?Sí. La autorización será otorgada a la empresa y a todos sus establecimientos, sin importar en que ciudades estén ubicados. Para esto los especialistas encargados de realizar las visitas de validación y revalidación programarán las mismas en diferentes establecimientos además de la oficina principal, siempre y cuando en estos se realicen actividades relacionadas con operaciones de comercio exterior, que sean críticas para la cadena logística internacional.
¿Podrá un Operador Económico Autorizado ejercer simultáneamente diferentes actividades tales como agenciamiento aduanero, transporte y depósito?La DIAN actualmente no tiene previsto otorgar este beneficio, por lo se mantiene la prohibición señalada en el Estatuto Aduanero, Decreto 2685 de 1999.
